Procedure

Beleid conflicterende situaties

‘Indien de organisatie zowel de functie van tussenpersoon als volmachtbedrijf uitoefent, zijn adequate maatregelen genomen om in het geval van conflicterende situaties, een zorgvuldige uitoefening van het volmachtbedrijf te bewerkstelligen’.
 

Inventarisatie conflicterende situaties:

Tussenpersoon

Acceptatie

indienen van aanvragen
wijzigen bestaande polis
opzeggen van lopende polis
toezeggen b/m korting auto acc.
beveiliging/preventieniveau auto en brandverzekeringen e.d.
poging clausules te beperken
maken van offertes

Schade

belangenverstrengeling client/wederpartij
discussie over hoogte van een schade
discussie over polisdekking
geen dekking/coulance uitkering

Volmacht


acceptatie van aanvragen
acceptatie/verwerken wijzigingen
royement om moverende redenen
bepalen feitelijke aanvangskorting
feitelijke acceptatierichtlijnen hanteren
hanteren juist acceptatie of instructies
hantering juiste tarief/hoe te accepteren


objectieve beoordeling/verwerking
zorgvuldige behandeling
formeel standpunt innemen
standpuntinname al dan niet coulance

Beleid inzake de handelswijze t.a.v. conflicterende situaties

Binnen de organisatie van Guis bestaat de tussenpersoon en het volmachtbedrijf uit twee verschillende rechtspersonen, te weten

– Guis & Partners B.V.
– Guis Assuradeuren B.V.

Beide bv’s hebben hun eigen verantwoordelijkheden, die ook door leidinggevenden van elke rechtspersoon worden uitgeoefend. Het streven van de tussenpersoon is het op de juiste manier beheren van de portefeuille en deze uit te bouwen, dit toegespitst op het onderbrengen van de verzekeringen bij het volmachtbedrijf Guis Assuradeuren B.V.

Het volmachtbedrijf heeft zijn verantwoordelijkheid conform de instructies van volmachtgevers het volmachtbedrijf op een juiste manier uit te voeren. Enerzijds groei bewerkstelligen, anderzijds verantwoordelijk acceptatiebeleid en professionele schadeafwikkeling nastreven.

Beide bedrijven hebben hun verantwoordelijke mensen in dienst, welke ingeval van conflictsituaties (indien onderling overleg tussen medewerkers onderling geen soelaas biedt) betrokken raken bij specifieke zaken/dossiers. De medewerkers van de tussenpersoon zullen de belangen van relatie behartigen, het volmachtbedrijf zal de belangen van verzekeraar behartigen, een en ander conform voorwaarden en instructies van betreffende volmachtgevers. Ook kunnen voor finale besluitvorming de directies van de verschillende bedrijven bij de betreffende dossier betrokken raken.
 
Mocht er een situatie ontstaan waarbij het onderlinge overleg niet leidt tot een gewenst compromis, zullen de partijen niet schromen om:

– volmachtbedrijf: de zaak voor te leggen aan volmachtgever, teneinde zijn visie op een specifiek dossier te geven
– tussenpersoon: dossier voor te leggen aan andere deskundige medewerkers met de bedoeling zo goed mogelijk geïnformeerd te zijn omtrent het dossier

Een probleemdossier zal als volgt behandeld worden

Stap 1: overleg tussen de betrokken medewerkers, indien geen oplossing
Stap 2: overleg tussen de hoofden van de afdelingen, uitkomst niet bevredigend dan
Stap 3: informatie inwinnen omtrent de problematiek bij overige collega’s/volmachtgevers
Stap 4: teneinde met de voorhanden zijnde objectieve informatie de problematiek voorgelegd wordt aan de directies van de verschillende disciplines om te komen tot een uiteindelijke uitspraak.